Microsoft Office suiteak datu-base bat sortzeko eta haiekin lan egiteko programa berezi bat du - Access. Hala ere, erabiltzaile askok nahiago dute helburu hauetarako aplikazio ezagunagoa erabili - Excel. Aipatu beharra dago programa honek datu base osoa (DB) sortzeko tresna guztiak dituela. Jakin dezagun hau nola egin.
Sortze prozesua
Excel datu-basea orri bateko zutabe eta errenkadetan banatutako informazio multzo egituratua da.
Terminologia berezien arabera, datu-basearen errenkadak izendatzen dira "Records". Sarrera bakoitzak objektu indibidual bati buruzko informazioa jasotzen du.
Zutabeak deitzen dira "Fields". Eremu bakoitzak erregistro guztientzako aparteko parametroa dauka.
Hau da, Excel-eko edozein datu-basearen markoa ohiko taula da.
Taula sortzea
Beraz, lehenik eta behin, taula bat sortu behar dugu.
- Datu-basearen eremuen (zutabeak) izenburuak sartzen ditugu.
- Bete datu baseko erregistroak (errenkadak) izena.
- Datu-basea betetzen jarraitu dugu.
- Datu-basea bete ondoren, bertan dagoen informazioa formatu egiten dugu gure borondatez (letra-tipoak, ertzak, betetzea, aukeraketa, testuaren kokalekua gelaxkari dagokionez, eta abar).
Horrek datu baseen esparrua sortzea osatzen du.
ikasgaia: Nola egin taula Excel
Datu-baseen atributuak esleitzea
Excelek taula ez du gelaxka sorta bat bezala hautemateko, datu-base gisa baizik, atributu egokiak eman behar zaizkio.
- Joan fitxara "Datuak".
- Hautatu taularen barruti osoa. Egin klik eskuineko botoiarekin. Testuinguruko menuan, egin klik botoian "Izen bat eman ...".
- Grafikoan "Izena" datu-basea izendatu nahi dugun izena adierazi. Ezinbestekoa da izena hizki batekin hasi behar dela eta ez dela lekurik egon behar. Grafikoan "Barrutia" mahaiaren eremuaren helbidea alda dezakezu, baina behar bezala hautatzen baduzu, ez duzu hemen ezer aldatu beharrik. Aukeran zehaztu dezakezu aparte eremu batean, baina parametro hau aukerakoa da. Aldaketa guztiak egin ondoren, egin klik botoian "OK".
- Egin klik botoian "Save" leihoaren goiko aldean edo idatzi teklatu lasterbidea Ktrl + S, datu-basea ordenagailuan konektatuta dagoen disko gogorrean edo euskarri aldagarriak gordetzeko.
Esan dezakegu ondoren prest daukagula datu-basea. Orain aurkezten den moduan egoera horretan lan egin dezakezu, baina aukera asko murriztuko dira. Jarraian, datu-basea funtzionalagoa izan dadin eztabaidatuko dugu.
Sailkatu eta iragazi
Datu baseekin lan egiteak, erregistroak antolatu, hautatu eta ordenatzeko aukera ematen du. Konektatu funtzio horiek gure datu-basera.
- Antolatuko dugun eremuaren informazioa hautatzen dugu. Egin klik fitxan zintan dagoen "Sort" botoian "Datuak" tresna-koadroan Sailkatu eta iragazi.
Sailkapena ia edozein parametroren gainean egin daiteke:
- izen alfabetikoa;
- data;
- zenbakia etab.
- Agertzen den hurrengo leihoan, hautatutako eremua ordenatzeko edo automatikoki zabaltzeko ala ez galdetuko da. Aukeratu hedapen automatikoa eta egin klik botoian "Ordenatzen ...".
- Ordenatzeko ezarpenen leihoa irekiko da. Zelaian Ordenatu arabera zehaztu zein eremutara eramango den.
- Zelaian "Sort" zehazki nola egingo den adierazten du. DB batentzat onena da parametro bat hautatzea "Balio".
- Zelaian "Ordena" adierazi zein ordenatan egingo den. Informazio mota desberdinetarako, balio desberdinak bistaratzen dira leiho honetan. Adibidez, testu-datuetarako - hau izango da balioa "A-tik Z-ra" edo "Z-tik A-ra", eta zenbakizko - "Goruntz" edo "Beheranzko".
- Garrantzitsua da ziur balio horren inguruan ziurtatzea "Nire datuek goiburuak dituzte" kontrol marka zegoen. Hala ez bada, jarri behar duzu.
Behar diren parametro guztiak sartu ondoren, egin klik botoian "OK".
Horren ondoren, datu-basearen informazioa zehaztutako ezarpenen arabera ordenatuko da. Kasu honetan, enpresako langileen izenen arabera ordenatu ginen.
- Excel datu-base batean lan egiterakoan tresna erosoenetako bat automatikoa da. Datu-basearen sorta osoa ezarpen-blokean hautatzen dugu Sailkatu eta iragazi egin klik botoian "Iragazkia".
- Ikus dezakezun moduan, eremuaren izenak dituzten gelaxketan, piktogramak agertu ziren alderantzizko triangeluekin. Zutitu egingo dugun zutabearen ikonoan klik egingo dugu. Ireki den leihoan, desmarkatu erregistroekin ezkutatu nahi ditugun balioak. Aukeratu ondoren, egin klik botoian "OK".
Ikus dezakezun moduan, desmarkatu genituen balioak zituzten errenkadak taulan ezkutatu ziren.
- Datu guztiak pantailara itzultzeko, iragazi den zutabearen ikonoan klik egiten dugu eta irekitzen den leihoan, egiaztatu elementuen aurkako laukiak. Ondoren, egin klik botoian "OK".
- Iragazkia erabat kentzeko, egin klik botoian "Iragazkia" zinta gainean.
ikasgaia: Ordenatu eta iragazi datuak Excel-en
Bilatu
Datu-base handia badago, komenigarria da bilaketa tresna berezi bat erabiliz bilatzea.
- Horretarako, fitxara joan "Home" eta erreminta-koadroko zintan "Edizio" egin klik botoian Aurkitu eta Nabarmendu.
- Nahi den balioa zehaztu nahi duen leihoa irekitzen da. Horren ondoren, egin klik botoian "Hurrengoa aurkitu" edo Aurkitu guztiak.
- Lehenengo kasuan, zehaztutako balio bat duen lehen gelaxka aktibo bihurtzen da.
Bigarren kasuan, balio hori duten zelulen zerrenda osoa irekitzen da.
ikasgaia: Nola egin bilaketa Excel-en
Izozteko guneak
Datu-base bat sortzerakoan, komenigarria da zelulak erregistro eta eremu izenekin konpontzea. Datu-base handi batekin lan egiten duzunean, hori beharrezkoa da baldintza bakarra. Bestela, etengabe denbora pasa behar duzu orrira korritzen, errenkada edo zutabeak balio jakin bati dagokion ikusteko.
- Aukeratu gelaxka, konpondu nahi duzun goialdean eta ezkerreko eremuan. Sarrera izenen eskuinaldean eta berehala kokatuko da.
- Fitxan egotea "Ikusi" egin klik botoian "Blokeatu guneak"tresna taldean kokatuta dago "Leihoa". Goitibeherako zerrendan, hautatu balioa "Blokeatu guneak".
Orain, erregistroen eremuak eta erregistroak zure begien aurrean jarriko dira, edozein dela ere noraino mugitzen zaizun datu-orria.
ikasgaia: Nola pin eremua Excel-en
Goitibeherako zerrenda
Taulako zenbait eremutan, ezin hobea izango da goitibeherako zerrenda antolatzea, erabiltzaileek, erregistro berriak gehitzean, zenbait parametro bakarrik zehaztu ditzaten. Hori garrantzitsua da, adibidez, eremu batentzat "Genero". Izan ere, bi aukera baino ez daude: gizonezkoa eta emakumezkoa.
- Sortu zerrenda osagarria. Beste orri batean jartzea komenigarria izango da. Bertan goitibeherako zerrendan agertuko diren balioen zerrenda adierazten dugu.
- Hautatu zerrenda hau eta egin klik saguaren eskuineko botoiarekin. Agertzen den menuan, hautatu "Izen bat eman ...".
- Jada ezagutzen dugun leiho bat irekiko da. Dagokion eremuan, gure barrutiari izen bat ematen diogu, lehen aipatutako baldintzen arabera.
- Fitxategira itzultzen gara datu-basearekin. Aukeratu goitibeherako zerrenda aplikatuko den barrutia. Joan fitxara "Datuak". Egin klik botoian Datuak egiaztatzeaTresna-koadroko zinta gainean kokatuta dago "Datuekin lan egin".
- Ikusgai dauden balioak egiaztatzeko leihoa irekitzen da. Zelaian "Datu mota" jarri etengailua posizioan "Zerrenda". Zelaian "Iturria" ikurra ezarri "=" eta berehala, espaziorik gabe, idatzi goitibeherako zerrendaren izena, apur bat gorago eman geniona. Horren ondoren, egin klik botoian "OK".
Murrizketa ezarri den barrutian datuak sartzen saiatzerakoan, zerrenda bat agertuko da eta bertan argi eta garbi ezarritako balioen artean aukeratu dezakezu.
Zelula horietan karaktere arbitrarioak idazten saiatzen bazara, akats mezu bat agertuko da. Atzera egin eta sarrera zuzena egin beharko duzu.
ikasgaia: Nola egin goitibeherako zerrenda Excel-en
Jakina, Excel bere ahalmenetan txikiagoa da datu baseak sortzeko programa espezializatuek baino. Hala ere, datu-base bat sortu nahi duten erabiltzaileen beharrak asetuko dituzten tresnak ditu. Excel-en eginbideak, aplikazio espezializatuekin konparatuz gero, erabiltzaile arruntak askoz hobeto ezagutzen direla kontuan hartuta, Microsoft-en garapenak abantaila batzuk ere baditu.
