Excel-en lan egitean, taula batzuk tamaina nahiko ikusgarriak dira. Horrek dokumentuaren tamaina handitu egiten du, batzuetan dozena bat megabyte edo gehiago izateraino. Excel lan-koaderno baten pisua handitzeak disko gogorrean hartzen duen espazioa handitzeaz gain, are garrantzitsuagoa da bertan dauden hainbat ekintza eta prozesu abiadura moteltzea. Besterik gabe, horrelako dokumentu batekin lan egitean, Excel moteltzen hasten da. Hori dela eta, garrantzi handia hartzen du horrelako liburuen tamaina optimizatu eta murrizteko. Ikus dezagun nola murriztu fitxategiaren tamaina Excel-en.
Liburuaren tamaina murrizteko prozedura
Aurrez jasotako fitxategia optimizatu beharko zenuke aldi berean hainbat norabidetan. Erabiltzaile askok ez dakite, baina askotan Excel lan-liburuak alferrikako informazio ugari biltzen du. Fitxategia txikia denean, inork ez dio arreta handirik ematen, baina dokumentua bolumen handiz bihurtu bada, ahalik eta parametro guztien arabera optimizatu behar duzu.
1. metodoa: eragiketa-eremua murriztea
Lan-eremua Excel ekintzak gogoratzen dituen eremua da. Dokumentu bat kontatzean, programak laneko espazioko gelaxka guztiak kontatzen ditu. Hala ere, ez dator beti erabiltzaileak benetan lan egiten duen barrutiarekin. Adibidez, ustekabean kokatutako taulak mahaiaren azpian, lan-barriaren tamaina espazio hori dagoen elementura zabalduko du. Dirudienez, Excel-ek gela bakoitzeko gelaxka pila bat prozesatuko du. Ikus dezagun nola konpondu arazo hau taula jakin baten adibidea erabiliz.
- Lehenik eta behin, begiratu pisua optimizatu aurretik, prozeduraren ondoren zer izango den konparatzeko. Fitxategira mugituz egin daiteke "Agiria". Joan atalera "Informazioa". Irekitzen den leihoaren eskuinaldean, liburuaren propietate nagusiak adierazten dira. Propietateen lehen elementua dokumentuaren tamaina da. Ikusten duzuen moduan, gure kasuan 56,5 kilobyte da.
- Lehenik eta behin, jakin behar duzu zein den lanaren benetako lan-eremua erabiltzailea benetan behar duenarekiko. Nahiko erraza da. Taulako edozein gelaxkan sartzen gara eta tekla konbinazio bat idazten dugu Ktrl + Amaiera. Excel bere azken gelaxkara mugitzen da, programak laneko espazioaren azken elementutzat hartzen baitu. Ikus dezakezunez, gure kasu partikularrean hau da 913383. lerroa. Izan ere, taulak lehen sei errenkadak soilik hartzen dituenez, 913377 lerroak, hain zuzen ere, alferrikako karga direla esan dezakegu, fitxategiaren tamaina handitzen ez ezik, Ekintzak egitean programaren barruti osoaren birkalkulazio etengabe, dokumentuaren lana moteldu egiten da.
Jakina, egia esan, oso zaila da benetako lan-mailaren eta Excel-ek lortzen duenaren artean. Hori dela eta, ildo ugari hartu ditugu argitasuna lortzeko. Nahiz eta, batzuetan, badaude kasuak lan eremua xaflaren area osoa denean.
- Arazo hau konpontzeko, lerro guztiak ezabatu behar dira, lehenengo hutsetik hasi eta orriaren amaiera arte. Horretarako, hautatu lehenengo gelaxka, taularen azpian dagoena, eta idatzi tekla konbinazioa Ktrl + Maius + Behera gezia.
- Ikus dezakezun moduan, lehenengo zutabearen elementu guztiak hautatu ziren ondoren, zehaztutako gelaxkatik hasi eta taularen amaierara arte. Ondoren, egin klik edukian saguaren eskuineko botoiarekin. Ireki testuinguruko menuan, hautatu "Ezabatu".
Erabiltzaile asko ezabatzen saiatzen da botoia sakatuz. Ezabatu teklatuan, baina ez da ondo. Ekintza honek zelulen edukia ezabatzen du, baina ez ditu berak ezabatzen. Beraz, gure kasuan, ez du lagunduko.
- Elementua aukeratu ondoren "Ezabatu ..." testuinguruko menuan, gelaxkak ezabatzeko leiho txiki bat irekiko da. Etengailua bertan kokatzen dugu "Line" eta egin klik botoian "OK".
- Aukeratutako barrutiko errenkada guztiak ezabatu dira. Ziurtatu liburua berriro gordetzea leihoaren goiko ezkerreko izkinan disketxearen ikonoan klik eginez.
- Orain ikus dezagun nola lagundu digun. Aukeratu taulan edozein gelaxka eta idatzi lasterbidea Ktrl + Amaiera. Ikusten duzuen moduan, Excel-ek mahaiko azken gelaxka hautatu zuen eta horrek esan nahi du orain dela orriaren lan-eremuko azken elementua.
- Orain joan atalera "Informazioa" tabs "Agiria"gure dokumentuaren pisua nola murriztu den jakiteko. Ikusten duzunez, orain 32,5 KB da. Gogoratu optimizazio prozeduraren aurretik bere tamaina 56,5 Kb zela. Horrela, 1,7 aldiz murriztu zen. Kasu honetan, lorpen nagusia ez da fitxategiaren pisua murriztea ere, programa benetan erabili gabe dagoen barrutia berriro kalkulatzeaz gain, dokumentua prozesatzeko abiadura nabarmen areagotuko da.
Liburuak lanarekin hainbat orri baditu, antzeko prozedura bat egin behar duzu horietako bakoitzarekin. Horrek dokumentuaren tamaina are gehiago murriztuko du.
2. metodoa: formatuen gainetik ezabatzea
Excel dokumentu zailagoa egiten duen beste faktore garrantzitsu bat gain-formatua da. Honetan, letra-tipoak, ertzak eta zenbaki-formatuak erabil daitezke, baina hasiera batean, kolore desberdinak dituzten gelaxkak betetzea da. Gainera, fitxategia formatu aurretik, birritan pentsatu behar duzu merezi duen ala ez, prozedura hau gabe erraz egin dezakezuen ala ez.
Hori da, batez ere, informazio kopuru handia duten liburuak, berez berez tamaina handia dutenak. Liburu bati formatua gehitzeak pisua ere hainbat aldiz handitu dezake. Hori dela eta, dokumentuko informazioa aurkeztearen ikusgarritasunaren eta fitxategiaren tamainaren artean erdiko zelai bat aukeratu behar duzu, formatua ematea benetan behar den tokian aplikatu behar duzu.
Hamaiketakoa formateatzeari lotutako beste faktore bat da erabiltzaile batzuek nahiago dutela zelulak betetzea. Hau da, taula bera ez ezik, azpian dagoen barrutia ere formatzen dute, batzuetan xaflaren amaieraraino ere, ilara berriak taulara gehitzen direnean itxarotearekin batera, ez dela berriro formatu beharko.
Baina ez da zehatz-mehatz lerro berriak noiz eta zenbat gehituko diren, eta aurretiazko formateatzearekin fitxategia astunago egingo duzu oraintxe, eta horrek ere negatiboki eragingo du dokumentu honekin lan egiteko abiadura. Hori dela eta, formatua ematea taulan sartzen ez diren gelaxka hutsetara aplikatu baduzu, kendu egin behar da.
- Hasteko, barrutiaren azpian dauden gelaxka guztiak hautatu behar dituzu datuekin. Horretarako, egin klik koordenatu bertikalen paneleko lehen lerro hutsen zenbakiaren gainean. Ildo osoa nabarmentzen da. Horren ondoren, dagoeneko ezaguna den hotkey konbinazioa erabiltzen dugu Ktrl + Maius + Behera gezia.
- Horren ondoren, datuez betetako taularen azpiko errenkada sorta osoa nabarmenduko da. Fitxan egotea "Home" egin klik ikonoan "Garbitu"Tresna-koadroko zinta gainean kokatuta dago "Edizio". Menu txiki bat irekitzen da. Aukeratu posizioa bertan "Formatu garbiak".
- Ekintza hau egin ondoren, formatua hautatuko den barrutiko gelaxka guztietan ezabatuko da.
- Era berean, beharrezko formatua ezaba dezakezu taulan bertan. Horretarako, hautatu gelaxka indibidualak edo formatu hori gutxieneko baliagarritzat jotzen dugun barruti batean, egin klik botoian "Garbitu" zinta eta zerrendan hautatu "Formatu garbiak".
- Ikus dezakezuenez, taulako hautatutako barrutiaren formatua erabat kendu da.
- Horren ostean, aukera honetara itzultzen gara egokitzat jotzen ditugun formateazio elementuak: ertzak, zenbaki formatuak eta abar.
Aurreko urratsek Excel lan-liburuaren tamaina nabarmen murrizten lagunduko dute eta bertan dagoen lana azkartzen lagunduko dute. Baina, hobe da hasiera batean formatua ematea benetan egokia eta beharrezkoa den tokia dokumentua optimizatzen jarraitzea baino.
Ikasgaia: taulak formateatzea Excel-en
3. metodoa: estekak ezabatu
Dokumentu batzuek esteka ugari dituzte balioak ateratzen diren tokitik. Horrek ere lanaren abiadura moteldu dezake. Beste liburu batzuekiko kanpoko estekek eragin handia dute ikuskizun honetan, nahiz eta barneko estekek ere eragin negatiboa izan errendimenduan. Esteka informazioa hartzen duen iturria etengabe eguneratzen ez bada, hau da, zentzua du esteken helbideak gelaxken balio arruntekin ordezkatzea. Horrek dokumentu batekin lan egiteko abiadura handitu dezake. Elementua hautatu ondoren esteka edo balioa gelaxka jakin batean dagoen ala ez ikus dezakezu.
- Hautatu estekak dauden eremua. Fitxan egotea "Home"egin klik botoian "Kopiatu" ezarpen-taldean zinta gainean dagoena "Arbela".
Bestela, barruti bat nabarmendu ondoren, laster tekla konbinazioa erabil dezakezu Ktrl + C
- Datuak kopiatu ondoren, ez dugu hautapena eremutik kentzen, baina egin klik saguaren eskuineko botoiarekin. Testuingurua menua abiarazi da. Bertan blokean Aukeratu Aukerak ikonoan klik egin behar duzu "Balio". Ikusitako zenbakiak dituen ikonoaren forma du.
- Horren ondoren, hautatutako eremuko esteka guztiak balio estatistikoengatik ordezkatuko dira.
Baina kontuan izan Excel liburuen optimizazio aukera hori ez dela beti onargarria. Jatorrizko iturriaren datuak dinamikoak ez direnean bakarrik erabil daiteke, hau da, ez dira denborarekin aldatuko.
4. metodoa: formatu aldaketak
Fitxategiaren tamaina nabarmen murrizteko beste modu bat formatua aldatzea da. Metodo honek seguruenik inork baino gehiago laguntzen du liburua konprimitzen, nahiz eta aurreko aukerak ere batera erabili behar diren.
Excel-en hainbat jatorrizko fitxategi formatu daude - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls formatua Excel 2003 eta aurreko bertsioetarako programaren oinarrizko hedapena zen. Dagoeneko zaharkituta dago, baina hala ere, erabiltzaile askok aplikatzen jarraitzen dute. Gainera, badira duela urte asko sortu ziren fitxategi zaharrekin lan egitean formatu modernorik ez zegoenean. Zer esanik ez, Excel dokumentuen ondorengo bertsioak nola prozesatu ez dakiten hirugarren batzuen programek luzapen horrekin lan egiten dutela.
Kontuan izan behar da xls luzapena duen liburu bat xlsx formatuaren analogia modernoa baino askoz ere handiagoa dela, gaur egun Excelek erabiltzen duena. Hasteko, xlsx fitxategiak, hain zuzen ere, artxibo konprimituak direlako da. Hori dela eta, xls luzapena erabiltzen baduzu, baina liburuaren pisua murriztu nahi baduzu, xlsx formatuan berriro gordetzean egin dezakezu.
- Dokumentu bat xls formatuan xlsx formatura bihur dadin, zoaz fitxara "Agiria".
- Irekitzen den leihoan, arreta jarri atalari berehala "Informazioa", gaur egun dokumentuak 40 Kbyte pisatzen dituela adierazten da. Ondoren, egin klik izenaren gainean "Gorde honela ...".
- Gorde leihoa irekiko da. Nahi izanez gero, bertan direktorio berri batera alda dezakezu, baina erabiltzaile gehienentzat komenigarriagoa da dokumentu berria iturriaren leku berean gordetzea. Liburuaren izena, nahi izanez gero, "Fitxategiaren izena" eremuan alda daiteke, beharrezkoa ez den arren. Prozedura honetako garrantzitsuena eremuan ezartzea da Fitxategi mota esanahia "Excel lan-koadernoa (.xlsx)". Horren ondoren, botoia sakatu dezakezu "OK" leihoaren behealdean.
- Aurreztea egin ondoren, goaz atalera "Informazioa" tabs "Agiria"ikusteko zenbat pisu murriztu den. Ikus dezakezuenez, orain 13,5 KB versus 40 KB da bihurketa prozeduraren aurretik. Hau da, formatu moderno batean gordetzeak liburua ia hiru aldiz konprimitzea ahalbidetu zuen.
Gainera, Excel-en beste xlsb formatu moderno edo liburu bitar bat dago. Bertan, dokumentua kodetze binarioan gordetzen da. Fitxategi hauek liburuak baino gutxiago pisatzen dituzte xlsx formatuan. Gainera, idazten den hizkuntza Excel-etik hurbilen dago. Beraz, horrelako liburuekin funtzionatzen du beste edozein luzapenekin baino azkarrago. Aldi berean, zehaztutako formatuaren liburua hainbat tresna erabiltzeko funtzionaltasunari eta aukerei dagokienez (formatua, funtzioak, grafikoak ...) ez da inolaz ere xlsx formatukoa eta xls formatua gainditzen.
Excel-en xlsb formatu lehenetsi ez izanaren arrazoi nagusia da hirugarrenen programek nekez funtziona dezaketela. Adibidez, Excel-tik 1C-ra informazioa esportatu behar baduzu, xlsx edo xls dokumentuekin egin daiteke, baina ez xlsb-rekin. Baina, datuak hirugarrenen programa batera transferitzeko asmoa ez baduzu, dokumentua xlsb formatuan segurtasunez gorde dezakezu. Horri esker, dokumentuaren tamaina murriztu eta bertan lan egiteko abiadura handituko duzu.
Fitxategia xlsb luzapenean gordetzeko prozedura xlsx luzapenarekin egin dugunaren antzekoa da. Fitxan "Agiria" klik egin elementuan "Gorde honela ...". Irekitzen den leihoan, eremuan Fitxategi mota aukera bat aukeratu behar duzu "Excel Binary Workbook (* .xlsb)". Ondoren, egin klik botoian "Save".
Atalean dagoen dokumentuaren pisua aztertzen dugu "Informazioa". Ikus dezakezuenez, are gehiago jaitsi da eta orain 11,6 KB baino ez da.
Emaitza orokorrak laburbilduz, esan dezakegu xls formatuan fitxategi batekin lan egiten baduzu, orduan bere tamaina murrizteko modurik eraginkorrena xlsx edo xlsb formatu modernoetan gordetzea dela. Dagoeneko fitxategien hedapen datuak erabiltzen badituzu, orduan haien pisua murrizteko, lan-eremua behar bezala konfiguratu beharko zenuke, gehiegizko formatua eta beharrezkoak ez diren estekak kendu. Itzulera handiena lortuko duzu ekintza horiek konplexu batean egiten badituzu, eta ez zaitez mugatu aukera bakar batera.
